5 kỹ năng để quản lý thời gian hiệu quả khi khởi nghiệp

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kĩ năng quan trọng mà bất kì doanh nhân nào cũng cần phải trang bị cho mình khi khởi nghiệp, vận hành một công ty hay mô hình doanh nghiệp của riêng mình.

#1 Lên kế hoạch cho mỗi ngày làm việc

Đây là phương pháp quản lý thời gian cơ bản nhất mà chúng ta vẫn hay gọi là “làm timeline”. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải dành thời gian để suy nghĩ về những việc cần làm trong ngày, sau đó liệt kê ra và sắp xếp chúng lại theo một trình tự bạn cho là hợp lý. Cuối cùng bạn phân chia danh sách các công việc đi kèm với khoảng thời gian trong ngày để nhắc nhở bản thân phải làm đúng công việc đó vào khoảng thời gian đó.

Đây là kĩ năng quản lý thời gian phổ biến được khá nhiều doanh nhân tại các công ty khởi nghiệp áp dụng nhiều hiện nay. Đối với một số cá nhân, đến cuối ngày họ còn tiến hành thêm một bước không thể thiếu nữa đó là rà soát lại toàn bộ những công việc đã thực hiện và so sánh với bảng danh sách đầu việc đề ra xem đã thực hiện được bao nhiêu %, từ đó tối ưu và lên kế hoạch cho bản thân tốt hơn vào ngày làm việc tiếp theo.

Hiện nay phương pháp này có thể sử dụng trên điện thoại với nhiều ứng dụng khác nhau như Evernote, Samsung Note, Google Calender…

#2 Đánh dấu 5 việc quan trọng nhất

Đây là phương pháp tối giản hơn của phương pháp “lên kế hoạch cho một ngày”. Với phương pháp này, bạn chỉ cần liệt kê ra năm đầu việc quan trọng nhất trong một ngày mà không làm không thể được.

Với cách lập kế hoạch này, ngay từ đầu ngày bạn đã phải vận động hết công suất để làm hết 5 việc quan trọng nhất đó. Sau khi hoàn thành, bạn có thể tự do làm những việc khác mà bạn thích hoặc tiếp túc lên kế hoạch cho các đầu việc khác ít quan trọng hơn.

Tuy nhiên, cũng nên lưu ý rằng hãy phân chia mức độ phức tạp của các công việc đều cho mỗi ngày. Tránh tình trạng 1 ngày bạn làm 5 việc quá dễ, sau đó ngày tiếp theo lại đặt ra 5 đầu việc quá phức tạp, như vậy sẽ khiến bản thân bạn không quen và khó điều hành công việc hơn.

#3 Nói “không” với những công việc ngoài lề

Chúng ta thường có thói quen sẽ nói “có” hơn là nói “không” trước những việc ngoài lề mục tiêu công việc mà bạn đang hướng tới, ví dụ như làm việc gì đó của người khác nhờ vả khi bản thân công việc của chúng ta còn đang dang dở, làm những công việc mang tính chất đơn giản, nhỏ nhặt hơn công việc chính được giao….

Nhìn có vẻ đơn giản, nhưng thực sự khi tổng hợp nhiều những công việc như thế này trong thời gian làm việc sẽ làm mất rất nhiều thời gian của bạn, và bạn sẽ không thế tập trung vào công việc chính của mình một cách tối ưu nhất có thể.

Việc đặt ra ranh giới giữa công việc của mình và người khác, những công việc quan trọng – it quan trọng hơn chính là một phần rất quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian và đối mặt với căng thẳng, stress.

Ngoài ra bạn có thể thử phân chia mức độ quan trọng của các đầu việc theo mức độ ưu tiên trong bảng sau.

#4 Hạn chế tối đa các nguy cơ gián đoạn

Chúng ta hay có thói quen khi đang cực kì tập trung làm việc, một tác nhân nào đó chợt làm chúng ta xao nhãng, thế là chúng ta dần tách ra khỏi công việc và cuốn theo tác nhân đó. Tác nhân này thường là tiếng chuông điện thoại, tin nhắn, một người nào đó đang cần tâm sự, trò chuyện, thông báo về một tập phim mới phát sóng… khiến chúng ta bị lôi kéo và lơ là với công việc.

Hãy hạn chế tối đa các nguy cơ gián đoạn bằng cách đặt chế độ rung cho điện thoại hoặc chế độ im lặng, đặc biệt, chỉ check điện thoại của bạn sau một khoảng thời gian nhất định và chỉ lưu ý đến những điều khẩn cấp, đóng của văn phòng, đi đến một nơi yên tĩnh để làm việc… Một nguy cơ gián đoạn có thể chỉ làm mất của bạn vài phút nhưng nếu nhiều nguy cơ gián đoạn thì sẽ không ổn chút nào trong việc quản lý thời gian.