Khi viết sai hóa đơn thường và hóa đơn điện tử thì chúng ta phải xử lý ra sao? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin chi tiết nhé!
Cách xử lý hóa đơn viết sai (hóa đơn thường)
Khi hóa đơn bị viết sai các thông tin như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26.
| Thời điểm phát hiện | Cách xử lý |
| 1. Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuống | – Gạch chéo các liên – Xuất hóa đơn mới |
| 2. Hoá đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách | – Gạch chéo các liên – Xuất hóa đơn mới |
| 3. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai | – Lập biên bản thu hồi hóa đơn – Xuất hóa đơn mới thay thế |
| 4. Hoá đơn viết sai đã giao cho khách nhưng đã kê khai | – Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn – Xuất hóa đơn điều chỉnh (ko phải hóa đơn mới) |
Các trường hợp đã lập hóa đơn và có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập mà có các sai sót khác thì thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính
1. Viết sai hoá đơn nhưng chưa xé khỏi cuốn
Khi viết sai hoá đơn cho dù là sai tiêu thức nào (Sai ngày tháng, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tổng tiền ….) nhưng chưa xé khỏi cuống thì cũng xử lý bằng cách huỷ hoá đơn và thay thế hoá đơn mới:
Bước 1: Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
Bước 2: Lập lại hóa đơn mới thay thế cho hoá đơn bị gạch chéo là xong.
2. Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuốn:
Trường hợp chưa giao cho khách hàng và chưa kê khai xử lý như sau:
Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai đó
Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Kế toán lưu ý phải lưu lại để sau này giải trình)
Lập lại hóa đơn mới.
Trường hợp đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai xử lý như sau:
Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của sổ hóa đơn đã lập sau (Không phải lập biên bản hủy hóa đơn)
Lập lại hóa đơn mới. (Lập vào ngày hiện tại và hai bên dùng hóa đơn mới để kê khai thuế)
Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn lập sai đó (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)
3. Trường hợp đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế được xử lý như sau:
Cách xử lý áp dụng trong trường hợp dù là một bên hoặc cả hai bên đã kê khai.
Nếu lỗi sai trên hóa đơn không ảnh hưởng đến số tiền ( ví dụ như sai ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính,…)
Xử lý như sau:
Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai theo Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu,…
Kê khai thuế:
Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào ( Chỉ tiêu Doanh thu hoặc Giá trị hàng hóa mua vào và Thuế GTGT ghi bằng “0”).
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Nếu lỗi sai trên hóa đơn có ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế (ví dụ như lỗi sai về thuế suất, đơn giá, thành tiền,…)
Cách xử lý:
Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai theo Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ (Tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT,… tiền thuế GTGT cho hóa đơn số …, ký hiệu …
Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Khi kê khai:
Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.
Cách xử lý Hóa đơn điện tử khi có sai sót
– Theo Điều 9. Xử lý đối với đơn điện tử đã thiết lập thông tin tr 32/2011 / TT-BTC.
– Các công ty khác hướng dẫn xử lý từng trường hợp sai sót cụ thế.
Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai
Nếu chưa gửi cho khách hàng thì được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới
– Nếu chưa gửi hóa đơn điện tử cài đặt sai cho khách hàng và xác định xem: HĐĐT có sai sót mà kế hoạch khai báo hay chưa:
+ Nếu chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy bỏ => Xuất hóa đơn mới thay thế.
+ Nếu kê khai thuế: Lập biên bản chính => Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.
+ Riêng đối với sai trường công ty tên, địa chỉ nhưng thuế số mã đúng, thì chi cần thiết lập bản điều chỉnh.
Cách điều chỉnh, xử lý, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử in sai
1. Xử lý hóa đơn điện tử sai trong trường hợp: hóa dơn điện tử da lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Công văn số 3441 / TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục về hóa đơn điện tử:
Trường hợp hóa đơn vị đã được thiết lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy bỏ hóa đơn tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới cho người mua.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước.
Lưu ý là trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn, cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.
2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sau trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
2.1. Đối với hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, địa chỉ
Thực hiện theo điểm B khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/ TT – BTC, khi hóa đơn có sau sót về đúng địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất hóa đơn điều chỉnh.
Theo công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP.HCM về hóa đơn thì quy định này áp dụng đồng thời với cả Hóa đơn điện tử.
=> Đối với các loại hóa đơn điện tử viết sai tên và địa chỉ thì 2 bên chỉ cân biên bản điều chỉnh hóa đơn là được.
2.2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong các trường hợp cụ thể
Việc xử lý hóa đơn điện tử khi viết sai đã gửi cho người mua rồi thì phải điều chỉnh bằng cách hủy bỏ rồi lập lại hóa đơn mới.
3. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua và chưa kê khai thuế thì xử lý như sau
Hủy hóa đơn điện tử viết sai rồi lập hóa đơn điện tử mới.
Bước 1: Bên bán và bên mua sẽ xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định để gửi lại cho người mua, lưu ý là hóa đơn được gửi lại phải ghi ” Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…,ký hiệu, gửi ngày tháng nam”.
Chú ý, các hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ lại nhằm mục đích phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan chức năng và nhà nước có thẩm quyền.
Cách trên áp dụng cho hầu như tất cả các trường hợp lỗi, sai sót nhưng trừ lỗi sai tên công ty hoặc địa chỉ nhưng đúng MST).
3.1 Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính hoặc ngày tháng năm.
Đây là phần sai sót về nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên các bạn không thể điều chỉnh tăng hoặc giảm mà chỉ có thể điêu chỉnh về nội dung đúng.
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung đã ghi sai thành nội dung đúng.
3.2 Hoa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra lỗi sai về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán.
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều tăng hoặc giảm và ghi rõ điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hóa, giá bán thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu.
3.3 Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng và giảm.
Chiếu theo công văn 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của cục thuế TP.HCM về hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:
sửa hóa đơn viêt sai
4. Cách lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn
Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử
Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải được lập bằng giấy và phải được ký trực tiếp.
Hy vọng qua thông tin bên trên chắc bạn đã biết cách xử lý hóa đơn khi viết sai. Để tìm hiểu thêm các quy định, thông tư cũng như và các tin tức về kế toán các bạn có thể tham khảo tại onese.com.vn
Nguồn: ttax.vn
Bài viết liên quan: