Sử dụng định luật Parkinson để quản lý thời gian

Thời gian cần thiết để thực hiện một công việc có xu hướng kéo dài vì thói quen trì hoãn. Cân nhắc áp dụng định luật Parkinson là cách để người lao động hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn.

Xóa tâm lý deadline càng dài, càng đủng đỉnh

Nếu sếp giao một công việc yêu cầu hoàn thành trong 1 giờ đồng hồ, chúng ta sẽ có cách làm nó trong 1 giờ và đạt được một số kết quả nhất định. Nếu sếp cho hẳn 1 ngày làm việc, công việc này cũng sẽ được thực hiện trong 1 ngày.

Không có gì để đánh giá rõ ràng chất lượng công việc hoàn thành trong khoảng thời gian nào tốt hơn. Tuy nhiên, việc dành hẳn 24 giờ cho công việc có thể hoàn thành trong 1 giờ cho thấy chúng ta sử dụng và quản lý thời gian không hiệu quả.

Định luật Parkinson đặt theo tên người phát minh ra nó. Theo đó, định luật này chỉ ra rằng, một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Khi thời gian phân bổ cho nhiệm vụ đó ngắn hơn, nó cũng được giải quyết đơn giản và dễ dàng hơn.

Đặt trong bối cảnh đối ứng với đại dịch, bà Tiêu Yến Trinh, nhà sáng lập/Tổng giám đốc Công ty cổ phần Kết nối nhân tài (Talentnet) cho rằng, họ đã thực hiện được nhiều công việc và hiệu quả khi áp dụng định luật Parkinson.

Khi đứng trước quyết tâm tiếp tục tổ chức Giải thưởng Vietnam HR Awards giữa tâm dịch năm 2020, thay vì tạm hoãn năm sau, đội ngũ Talentnet vẫn quyết định làm với một phiên bản đặc biệt là chỉ tập trung duy nhất vào hạng mục đối ứng với Covid-19. Áp lực đặt ra là phải nhanh và tức thì để phiên bản này thể hiện đúng nhịp đập của thị trường.

Bà Tiêu Yến Trinh nhớ lại, trong vòng 1 tuần, đội ngũ Talentnet đã hoàn thành các ý tưởng và nội dung chủ đạo của giải thưởng. Tuần tiếp theo tiến hành các kế hoạch truyền thông, điều mà trước đây họ thường cần hơn 1 tháng để hoàn thành.

Định luật Parkinson còn được áp dụng để duy trì sự gắn kết của nhân viên khi các hình thức làm việc khác nhau được sử dụng, chứ không đơn thuần là làm việc tập trung.

Còn tại Công ty TNHH Đảo Hải Sản, ông Nguyễn Kỳ Philip thường áp dụng định luật Parkinson với nhân viên mới gia nhập công ty và cấp quản lý làm việc trực tiếp với mình.

Thông thường, sau khoảng 1 tuần làm quen môi trường làm việc, nắm các vấn đề cần thúc đẩy của công ty và bộ phận liên quan, ông Nguyễn Kỳ Philip đưa ra đề nghị làm một bảng đánh giá và phương pháp cải tiến, giải quyết các vấn đề hiện tại còn chưa tốt hoặc kế hoạch trong ngắn hạn cho nhân viên. Nhân viên chỉ có từ 2-3 ngày để hoàn thành bảng kế hoạch này.

Những lưu ý

Bất kỳ quy tắc nào dù hữu dụng đến đâu cũng sẽ có những trường hợp ngoại lệ không thể áp dụng.

Theo bà Tiêu Yến Trinh, định luật Parkinson sẽ phát huy hiệu quả rất tốt khi nhân sự sở hữu sự tự chủ, tự quyết cho công việc của mình. Nó sẽ không hoàn toàn hiệu quả nếu họ chẳng may bị người khác áp đặt một quỹ thời gian hạn hẹp hơn nhiều so với năng lực giải quyết vấn đề, hoặc quản trị dự án của bản thân.

Tương tự, định luật này cũng sẽ không hiệu quả nếu quỹ thời gian của nhân sự hạn chế, trong khi các đầu việc lại liên quan mật thiết đến nhau và liên quan đến một nhóm nhiều đối tượng khác nhau (ví dụ 20 – 30 người trở lên).

Ở Đảo Hải Sản, ông Nguyễn Kỳ Philip từng áp dụng định luật này sai đối tượng. Phần vì nhân sự đáp ứng được tốc độ và chất lượng công việc yêu cầu trong thời gian ngắn không phải là dễ tìm. Tuy nhiên, dù áp dụng định luật này thất bại với một nhân viên nào đó, vẫn giúp lãnh đạo hiểu được khả năng nhân viên để điều chỉnh nhiệm vụ hoặc đào tạo thêm kỹ năng.

Việc áp dụng định luật Parkinson được các lãnh đạo doanh nghiệp kỳ vọng có thể thúc đẩy nhân viên tạo lập thói quen và rèn luyện kỹ năng tập trung vào các công việc ưu tiên, quan trọng để hoàn thành trong thời gian ngắn.

Để góp phần áp dụng hiệu quả quy luật này, Tổng giám đốc một doanh nghiệp trong lĩnh vực nhân sự cho rằng, cần đưa khả năng làm nhanh hơn, sáng tạo hơn là KPI hàng năm (giúp tăng năng suất, tính linh hoạt cao hơn) vì đây cũng là mô hình được doanh nghiệp trên toàn cầu hướng đến. Ngoài ra, cần lưu ý những khó khăn hiện hữu của người thực thi để điều phối thời gian rõ ràng, hợp lý.

Ông Nguyễn Kỳ Philip đưa ra hai điều mà các lãnh đạo doanh nghiệp hay cấp quản lý cần lưu tâm.

Thứ nhất, đánh giá được năng lực hiện tại của nhân viên và điều gì họ giỏi nhất để có phương pháp áp dụng. Nếu áp dụng công việc không phù hợp với năng lực sẽ gây sức ép nặng nề và nhân viên dễ bị căng thẳng, chất lượng công việc giảm sút.

Thứ hai, cần tạo động lực và giúp nhân viên tự tin làm nhiệm vụ. “Lời cổ vũ của lãnh đạo rất quan trọng để nhân viên cảm thấy được đồng hành và tự tin. Nếu có thể hãy cho người thực hiện thấy được kết quả họ làm là sự thành công của công ty, hay họ là nhân tố chính dẫn đến thành công của nhiệm vụ đó”, ông Nguyễn Kỳ Philip nói.

Nguồn: Báo Đầu tư